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El pasado 10 de junio, la Inspección de Trabajo hizo público en su web el Criterio 101/2019, sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada. La finalidad de ese documento es determinar los criterios de actuación de los inspectores de trabajo acerca del registro de jornada y por lo que respecta a los contratos a tiempo completo, sin que ello tenga incidencia en lo que pueda afectar a los contratos a tiempo parcial.

En el establecimiento de dicho criterio, se han tomado en consideración las directrices presentes en la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, de 14 de mayo de 2019, en el asunto C-55/18, que fijan que, sin un sistema de registro, no hay forma de calcular objetiva y fiablemente la cantidad de horas extraordinarias efectuadas por un trabajador, así como tampoco su distribución en el tiempo ni el número de horas realizadas por encima de la jornada ordinaria de trabajo que puedan considerarse extraordinarias. Es por ello que, de ese modo, se revela muy complicado, sino imposible en la práctica, que los trabajadores consigan que se respeten los derechos que les otorga el artículo 31 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea y la Directiva 2003/88.

Por otro lado, la sentencia añade que «la implantación de un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador forma parte de la obligación general que incumbe a los Estados miembros y a los empresarios. Además, tal sistema es necesario para permitir que los representantes de los trabajadores que tengan una función específica en materia de protección de la seguridad y salud de los trabajadores ejerzan su derecho…».

Obligación

Debe quedar claro que la gestión del registro de jornada no es una cosa optativa, ya que el apartado 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET) establece que las empresas deben garantizar obligatoriamente el registro de la jornada a todos los trabajadores, tanto a tiempo completo como a tiempo parcial y tanto si realizan o no horas extraordinarias.

Contenido

El nuevo artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) establece que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora… «. Esto significa que lo que debe ser objeto de registro es la jornada laboral realizada diariamente. Así pues, no se demanda el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria y que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo. Más bien, como se refiere a una norma de mínimos (de acuerdo al párrafo segundo del artículo 34.9 del ET), en virtud de la negociación colectiva o el acuerdo de empresa o, en su defecto, a través de una decisión del empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro podrá articularse de forma que se extienda a las interrupciones o pausas que se consideren, siempre que incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.

La Inspección de Trabajo estima oportuno que el registro garantice una visión amplia y completa del tiempo de trabajo efectivo. En el supuesto de que no sucediera de ese modo, se interpretará que todo lo que tiene lugar entre el inicio y el fin de la jornada es tiempo efectivo de trabajo y, por tanto, deberá ser el empresario quien deba probar lo contrario. Así, se aconseja precisar si los descansos no se consideran tiempo de trabajo.

El registro de la jornada tendrá que ser diario, sin que sea admisible para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados períodos, ya que estos se conciben ex ante y determinarán la previsión de trabajo para dicho lapso. Sin embargo, no ocurre lo mismo en las horas efectivamente trabajadas en ese período, pues solo se conocerán ex post (como consecuencia de la gestión del registro de jornada). Esta última será la única forma de calcular la jornada laboral efectivamente realizada. De igual manera, podrán establecerse la cantidad de horas que superen la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que finalmente tengan la consideración de extraordinarias.

Otros registros

El Criterio 101/2019 insiste en el hecho de que el ET ya se hacía eco del registro de jornada para los trabajadores con contratos a tiempo parcial (artículo 12.4.c)) y para el registro de las horas extraordinarias (artículo 35.5). En cuanto a las jornadas especiales, hay que contemplar la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995.

A pesar de que el registro diario de jornada y el de horas extraordinarias constituyen obligaciones legales independientes y compatibles, hay que tener en cuenta que el registro al que se refiere el artículo 34.9 del ET puede ser usado por las empresas para el cumplimiento de la obligación de registro del artículo 35.5, sin perjuicio de que, en el supuesto de realización de horas extraordinarias, tengan validez las obligaciones adicionales establecidas en este último precepto y en la letra b) de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995.

Conservación

Los registros se deberán preservar durante cuatro años, pero no existe alusión alguna al modo de hacerlo, motivo por el cual el Criterio determina que tendrá que plasmarse en cualquier soporte que garantice la fiabilidad, accesibilidad y veracidad de los datos.

En el último párrafo del artículo 34.9 se señala que los registros deben «permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”. Esta afirmación debe entenderse en un doble sentido: por un lado, que dichos registros resulten accesibles en cualquier momento si así lo solicitan los trabajadores, sus representantes o la Inspección de Trabajo y Seguridad Social; por otro, que tengan que permanecer físicamente en el centro de trabajo o, al menos, que se pueda acceder a ellos desde allí de manera inmediata.

Cuando el registro de jornada laboral se haya planificado desde un principio en formato papel, podrá guardarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales con el objetivo de conservarlo adecuadamente y de que pueda accederse a él telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo deberá estar, de igual forma, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

La conclusión es que la comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, cosa que limita severamente la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros; todo ello sin perjuicio de que puedan solicitarse también para su presentación en comparecencia en las oficinas de Inspección o para su remisión a este organismo mediante las vías legalmente puestas a disposición con ese fin.

En lo tocante al compromiso de entrega o forma concreta de puesta a disposición, en ausencia de referencia expresa y por motivos de seguridad jurídica, debe entenderse que de la permanencia a disposición no no se sigue la obligación de entrega de copias, excepto que un convenio colectivo lo disponga o exista pacto expreso en contra. Tampoco es necesario hacer llegar a cada persona trabajadora copia de su registro diario —sin que esto signifique dificultar su consulta personal—, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo cual no debe impedir que estos últimos puedan acceder a los registros.

Organización y documentación

El sistema de registro debe ser objetivo y garantizar la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos; debe respetar, también, la regulación sobre protección de datos, recogida en la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos; y, de conformidad con el artículo 20 bis del ET, ha de: velar por el derecho a la intimidad de las personas trabajadoras en los supuestos en los cuales los sistemas de registro recaben, traten y guarden datos de carácter personal de esas personas, y por el respeto en los casos de manipulación de dispositivos de videovigilancia y geolocalización.

El registro debe estar documentado, particularmente en los casos en que sean electrónicos o informativos, mediante huella dactilar u ordenador, motivo por el cual la Inspección de Trabajo tendrá la potestad de solicitar la impresión, descarga o suministro del registro en formato informático, de manera legible y tratable.

Cuando el registro se realice manualmente (como, por ejemplo, valiéndose de la firma del trabajador en soporte papel) la Inspección deberá poder recabar los documentos originales o solicitar copia de ellos. En caso de que no se disponga de medios para realizar la copia, podrán tomarse notas o muestras, mediante fotografías, así como —si resulta oportuno teniendo en cuenta las incongruencias observadas entre el registro de jornada y la jornada u horario declarado— tomar el original del registro de jornada como medida cautelar.

Corresponde a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social comprobar la existencia de un registro de jornada, y también que su forma de organización y documentación haya estado precedida del correspondiente procedimiento de negociación con la representación de los trabajadores, cosa que podrá ser verificada mediante la consulta de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de acuerdo.

 

Régimen sancionador

El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) recoge que el incumplimiento de la obligación de registro de jornada supone una infracción grave. A pesar de ello, habrá que tomar en consideración las previsiones indicadas de la norma que hace recaer en la negociación colectiva o en los acuerdos con los representantes de los trabajadores todo lo que atañe a la organización y documentación de dicho registro (por ejemplo, la modalidad de registro a seguir), por lo que se tendrá en cuenta la posible acción de la empresa en ese sentido y una negociación entre las partes presidida por la buena fe.

Por último, el Criterio subraya que el registro no es la única forma posible de control de la jornada, sino tan solo una herramienta más. Por tanto, cuando exista la seguridad de que se cumple la normativa en materia de tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias (a pesar de que no se lleve a cabo el registro de la jornada laboral), luego del análisis del inspector asignado a cada caso podría sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.