Guía para registro de jornada laboral

Desde el pasado 12 de mayo, las empresas están obligadas a registrar la jornada de trabajo de sus empleados. Esta obligación —aplicable a cualquier relación laboral regulada por el Estatuto de los Trabajadores (ET), ya sea esta a tiempo completo o parcial— ya existía para el contrato a tiempo parcial (art. 12.4.c ET) y para el control de las horas extraordinarias (art. 35.5 ET), pero ahora se ha hecho extensiva a los contratos a tiempo completo (art. 34.9 ET).

A raíz de las dudas que la nueva situación planteaba, el Ministerio de Trabajo publicó el pasado 13 de mayo una guía para ayudar a aplicar la norma. En ella se detallan criterios aplicables a este deber formal empresarial, sin perjuicio de la interpretación que los Juzgados y Tribunales sociales puedan formular.

Por otra parte, hace poco se ha sabido que la Inspección de Trabajo también ha elaborado a su vez un Criterio técnico sobre la misma materia para facilitar el quehacer de los inspectores.

Seguidamente ofrecemos un resumen del contenido de la mencionada guía.

Ámbito de aplicación

El registro horario es de aplicación universal, es decir, que atañe a la totalidad de trabajadores, independientemente de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas sin distinción, siempre que se hallen dentro del grupo que define el artículo 1 del ET.

Sin embargo, existen ciertas excepciones que es necesario conocer. En primer lugar, el personal regulado por el artículo 2.1.a) del ET (altos directivos). En segundo, los trabajadores con un régimen específico en lo tocante al registro de jornada: a) aquellos con contrato a tiempo parcial; y b) los que en la actualidad ya disponen de registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo (trabajadores móviles). Por último, algunas relaciones no incluidas en el ámbito de aplicación del ET, como los socios trabajadores de cooperativas, los trabajadores autónomos, etc.

También debe registrarse la jornada laboral de los trabajadores que, aunque no pertenezcan al grupo de altos directivos, tengan acordado un régimen de libre disponibilidad de su tiempo de trabajo o forme parte de sus obligaciones contractuales su total disposición horaria para el correcto cumplimiento de su actividad profesional, siempre y cuando esas modalidades horarias no enmascaren un abuso de derecho. Naturalmente, todo ello debe llevarse a cabo sin perjuicio de la acreditación del tiempo de trabajo de dichos empleados mediante un pacto de disponibilidad horaria, teniendo en cuenta que la retribución obtenida compensa proporcionadamente la mayor demanda de tiempo de trabajo. Por tanto, es recomendable que, a través de la negociación colectiva, se reflejen ese tipo de circunstancias con el fin de ahorrarse situaciones que pudieran dar lugar a sospechas de comportamientos abusivos a ese respecto.

Cómputo de la jornada laboral

La extrema heterogeneidad de la actual jornada de trabajo efectivo hace imposible que la guía de la que se viene hablando contemple una solución englobadora de esta realidad: horarios rígidos, flexibles, flotantes y libres; jornadas continuadas, partidas o intensivas; jornadas que terminan o acaban en el centro de trabajo o en otros lugares; consecuencias diversas de la cada vez mayor implantación del teletrabajo; tiempos de trabajo efectivo y otros de mera presencia, de espera y de disponibilidad; distribuciones irregulares de la jornada y adaptaciones por razones de conciliación de la vida familiar y laboral. Así pues, se limita a afirmar que el registro diario de jornada deberá valorarse para controlar y contabilizar adecuadamente el tiempo de trabajo efectivo en las secuencias superiores a la diaria.

Para ejemplificar esta complejidad en relación al tiempo de trabajo se indica que si un tipo de horario flexible exigiera el cumplimiento de una determinada jornada mensual, completada por el trabajador de la forma que mejor le conviniese, el hecho de que un registro horario diario arrojara excesos de jornada no podría interpretarse como trabajo extraordinario si, una vez analizados los registros de los restantes días del mes, quedara probado el cumplimiento de la jornada mensual ordinaria pactada.

A pesar de todo esto se suscitan dudas acerca de cómo computar el tiempo de trabajo, ya que la implantación de un sistema de registro de entradas y salidas puede llevar a que se contabilice como tiempo de trabajo efectivo el que estrictamente hablando no lo sea, lo cual podría suponer un teórico exceso de jornada o de horas extraordinarias no realizadas. Las empresas que hasta hace poco no controlaban el tiempo para comer o los descansos durante la jornada; o las que disponen de zonas de ocio a las que los trabajadores acuden sin abandonar las instalaciones de dichas empresas deberán, por tanto, pactar con los representantes de los trabajadores un sistema que precise qué tiempos de presencia o de descanso deben ser considerados como tiempo de trabajo efectivo.

Subcontratas y trabajadores de ETT

Por lo que se refiere a los trabajadores de Empresas de Trabajo Temporal (ETT), debe ser la empresa usuaria la que ejerza la dirección y el control de la actividad laboral de los trabajadores puestos a disposición durante el tiempo en que estos presten servicios dentro de su su ámbito. Así pues, la empresa usuaria es la que estará obligada a cumplir con el registro diario de la jornada laboral de forma que conserve los registros durante cuatro años y los tenga a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

En cuanto a la subcontratación (artículo 42 ET), en tanto que la gestión de la actividad recae en la empresa contratista o subcontratista, que es la verdadera empleadora, esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las que se refieren al registro diario de la jornada laboral. Sin embargo, cuando los trabajadores de la contratista presten servicio en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar usar los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores. De ese modo se consigue, por un lado, que la jornada llevada a cabo por los trabajadores de la contratista tenga una mayor fiabilidad y, por otro, que el control de defectos o excesos de la jornada realizado por esta última pueda contradecir los términos fijados en la relación interempresarial y ser objeto de responsabilidad. En cualquier caso, recae sobre la contratista la obligación de conservar y mantener la documentación de los registros realizados diariamente.

Trabajadores desplazados y teletrabajadores

En cuanto al registro diario de jornada de los trabajadores que realizan su cometido en lugares distintos del centro habitual de trabajo, no existe modificación alguna respecto de la aplicación de las reglas estatutarias generales y se debe registrar también su tiempo de trabajo efectivo. Vale la pena añadir que este registro no incluirá los intervalos de puesta a disposición de la empresa. No obstante, es recomendable en esas circunstancias que el registro, a efectos de prueba de la separación entre ambos elementos temporales, deje constancia expresa de su cómputo, siendo adecuada la declaración documentada del trabajador, al margen de la capacidad de control y ejercicio de poderes directivos por parte de la empresa para verificar la realidad de esa manifestación.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 34.5 del ET: “El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.” Esta norma es aplicable a trabajadores que llevan a cabo su jornada laboral en un centro de trabajo fijo, pero vuelve de difícil aplicación cuando estos realizan su cometido fuera en un lugar distinto.

Por medio de su sentencia de 14 octubre de 2015, la Audiencia Nacional (AN) aplica la doctrina de la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE), de 10 de septiembre de 2015, que determina que para los trabajadores que no poseen un centro de trabajo fijo o habitual, el tiempo que se emplea para el desplazamiento entre su vivienda y los centros del primer y último cliente constituye tiempo de trabajo.

Esta casuística permite el cálculo de las jornadas laborales por lapsos superiores al día, o sea, que si un trabajador tiene un horario mensual pactado y un día efectúa menos horas de las acordadas y otro día del mes las compensa haciendo más horas, las horas de más del primer día no se computarán como horas extraordinarias.

En los casos de trabajo a distancia, lo cual incluye el teletrabajo, Inspección de Trabajo admitirá la firma de instrumentos de autogestión del tiempo de trabajo del empleado a distancia —que serán apropiados para cumplir con el compromiso legal— sin perjuicio de la capacidad de control y poder de dirección del empresario para dar fe de la veracidad de la declaración unilateral del trabajador.

formas de registro de la jornada laboral

La normativa no especifica maneras concretas para facilitar el registro diario de la jornada; de igual forma, tampoco existe un modelo oficial de registro de jornada. Las empresas pueden decidir el modo de asegurar a los trabajadores el registro, con la única condición de que se debe realizar diariamente e incluir los momento de inicio y finalización de la jornada.

En consonancia con el criterio establecido por la Inspección de Trabajo, será aceptado cualquier sistema, físico o electrónico, que procure información fiable y no modificable ni manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el trabajador. Por lo demás, debe tenerse en cuenta que los convenios colectivos podrían llegar a exigir la adopción de un sistema concreto.

Mientras no exista convenio o acuerdo colectivo, corresponderá al empresario implementar un sistema que, en cualquier caso, debe ser sometido a la valoración de los representantes legales de los trabajadores. Cuando no exista representación legal de los trabajadores ni previsión en convenio o acuerdo colectivo, la organización y documentación del registro recaerá en el empresario, que habrá de cumplir obligatoriamente con las condiciones y las finalidades previstos en la norma.

Almacenamiento y disponibilidad de los registros de jornada

El nuevo artículo 34.9 del ET dispone que “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”

La obligatoriedad de que los registros se encuentren disponibles hay que entenderla en el sentido de que sea posible que tanto los trabajadores como sus representantes o la Inspección de Trabajo puedan acceder a ellos siempre que lo deseen. Por tanto, el empresario debe garantizar que tal cosa sea posible de manera coherente con el sistema de registro utilizado y sin que pueda estar condicionada en ningún caso. Que los registros permanecerán a disposición” debe interpretarse en el sentido de estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles desde ahí de forma inmediata.

Cualquier medio de conservación será aceptable en tanto en cuanto garantice la preservación, la fiabilidad y la no modificación a posteriori de su contenido, independientemente del soporte de que se trate.

No obstante, cabe destacar que, por razones de seguridad jurídica, la disponibilidad permanente de los registros no implica la obligación de entrega de copias, salvo que expresamente se haya llegado a un acuerdo en ese sentido, ni es obligatorio entregar al trabajador individual —o a los representantes de los trabajadores— copia de su registro diario. Ello debe llevarse a cabo sin perjuicio de facilitar su consulta personal, lo que no obsta, de nuevo, la posibilidad de estos últimos de conocer los registros de los trabajadores.

Régimen sancionador

El incumplimiento de la obligación de registro de la jornada laboral de los empleados será considerado una infracción grave, sancionada con multa de 626 euros en el grado más leve y de 6.250 euros en su grado máximo.

Actuaciones de la Inspección de Trabajo

La Ministra de Trabajo en funciones ha instado a que las empresas cumplan con la nueva obligación de registro de jornada “sin agobios” pero seriamente, considerando que el período de transición de dos meses, desde la publicación del Real Decreto-ley, debería haber permitido a los empresarios implantar los dispositivos necesarios para el control de horarios.

Además, señaló que la Inspección de Trabajo actuará desde el día 13 «con cabeza, mesura y sentido común». Para ello, indicó que los inspectores velarán por que el registro de la jornada esté regulado por la empresa o, como mínimo, en tramitación o negociación, de forma que se otorgue un cierto «margen de maniobra». Así pues, los casos que no estén claros se van a consultar, atender y resolver, antes que a sancionar.

Por otro lado, la Secretaria de Estado de Empleo ha abundado en lo mismo, aludiendo a que habrá “cierta flexibilidad” para las empresas que estén negociando la implantación del registro de jornada, siempre y cuando tales negociaciones sean serias, rigurosas y responsables.

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